Résumé

Ce court document explique pourquoi il ne faut pas utiliser des formats propriétaires tels que Microsoft Word ou Microsoft Excel.

Documents de travail

Lorsque l'on a besoin de travailler, entre collaborateurs, sur un même document, il faut se mettre d'accord préalablement sur un format d'échange permettant à chacun de faire les modifications nécessaires. Pour cela, il faut que l'ensemble des collaborateurs disposent d'un outil leur permettant de modifier un document au format choisi.

Par exemple, il est possible, si tous les collaborateurs disposent du système d'exploitation payant Microsoft Windows ou Mac OS et des outils payants Microsoft Office, d'utiliser pour travailler les formats propriétaires Microsoft Word ou le format Microsoft Excel. Du moment que tous les collaborateurs sont d'accord, cela ne pose pas de problème entre eux et à court terme.

Diffusion

La diffusion est une autre histoire. Lorsque vous souhaitez diffuser un document à un ensemble de personnes, vous ne pouvez pas supposer que ces personnes disposent des mêmes logiciels que vous, ni, s'ils les ont, des mêmes versions. Leur envoyer un document dans un format propriétaire signifie que vous voulez qu'ils achètent les mêmes logiciels que vous pour pouvoir les relire.

Fort heureusement, il existe d'autres moyens pour diffuser un document: il vous suffit d'utiliser des formats standards. Par exemple, le format HTML a été normalisé par le consortium W3, le format OpenDocument a été normalisé par l'ISO. Il est possible d'écrire, sur toutes les plates-formes existantes, un logiciel qui comprendra ce format.

Un autre format très simple est le format texte: lorsqu'un document ne comprend que du texte, les fioritures ne sont pas nécessaires et ne clarifient pas le contenu du document. De plus, vous êtes sûr que tous vos interlocuteurs pourront vous lire, pour peu que vous partagiez le même jeu de caractères.

Confidentialité

Les documents de travail contiennent une masse d'informations utiles. Par exemple, il est en général possible de revenir à une version antérieure dans un traitement de texte. De même, dans une feuille de calcul, les formules utilisées peuvent être visualisées et modifiées, et des colonnes non affichées peuvent recenser d'autres données telles que le taux de réduction appliqué ou la marge brute.

Lorsque vous distribuez une offre commerciale ou un texte que vous avez retravaillé, vous ne souhaitez probablement pas que le destinataire puisse avoir accès à toutes ces informations. Votre client saurait ainsi par exemple que vous avez hésité quant au taux de remise à appliquer, et que vous ne lui avez pas attribué le meilleur.

Lorsque vous distribuez un document dans un format adéquat, comme HTML, PDF ou PostScript, vous contrôlez beaucoup plus finement ce qui est transmis à vos lecteurs. Les informations cachées ne sont tout simplement pas incluses dans le document final, et les formules ne sont pas visibles.

Archivage des documents

L'archivage des documents pose un problème supplémentaire. Supposons que vous archiviez vos documents au format propriétaire Microsoft Word sur un cédérom, et que, cinq ans plus tard, vous souhaitiez les relire. Il existe plusieurs solutions:

1. Vous utilisez toujours Microsoft Word comme traitement de texte (bien entendu en payant encore les licences). Dans ce cas, il vous faut espérer que la version que vous utilisez sera capable de relire votre sauvegarde (seul Microsoft peut choisir si cela sera possible ou pas).
2. Vous utilisez toujours Microsoft Word comme traitement de texte, mais la version actuelle ne peut plus relire votre fichier de sauvegarde. Il vous faut donc réinstaller, si vous l'avez encore et si la version de Microsoft Windows actuelle le supporte, l'ancienne version de Microsoft Word. Ou bien trouver une vieille machine pour réinstaller à la fois la vieille version de Microsoft Windows et de Microsoft Word. Cependant, si vous avez bénéficié des mises à jour de Microsoft Windows ou de Microsoft Word, vous n'avez plus le droit de le faire, car les mises à jour vous retirent les droits sur les versions précédentes.

Si vous aviez choisi de sauvegarder vos documents dans un format ouvert et structuré (comme OpenOffice par exemple), vous avez la garantie de pouvoir les reconstituer facilement, même en cas de changement radical de la technologie. Si vous n'en avez pas les compétences vous-même, vous pourrez engager un informaticien qui pourra écrire ce filtre pour vous sans violer aucune licence.

Et la sécurité?

L'utilisation d'un logiciel propriétaire tel que Microsoft Word entraîne des problèmes de sécurité:

• Les documents Microsoft Word ou Microsoft Excel peuvent contenir des macro-commandes, qui s'exécuteront à l'ouverture du document. Certes, l'utilisateur peut désactiver l'utilisation de ces macro-commandes, mais il risque dans ce cas de perdre une partie du contenu si les commandes étaient utilisées à bon escient. Pour cette raison, de plus en plus de gens refusent d'ouvrir des courriers électroniques contenant un fichier attaché au format Microsoft Word.
• Certaines versions de Microsoft Word utilisent une sauvegarde rapide consistant à recopier la mémoire du programme sur le disque. C'est ainsi qu'on peut retrouver en explorant un document Microsoft Word des phrases qui en avaient été effacées ou qui proviennent d'un autre document ouvert précédemment par l'envoyeur.

Le point de vue social

Un autre point mérite amplement d'être abordé: l'accès libre par tous à l'information. À l'heure où l'on souhaite faciliter l'accès au réseau à tous pour réduire la fracture numérique (qu'il s'agisse des pays du Nord ou des pays du Sud), il semble étrange de leur imposer de fait des contraintes qu'ils ne pourront satisfaire:

• L'utilisation de formats propriétaires impose de disposer du logiciel d'origine ou d'un clone.
• Les logiciels propriétaires peuvent requérir des moyens matériels inabordables (Vista est très gourmant en ressources).
• Les logiciels propriétaires peuvent requérir des systèmes d'exploitation propriétaires; par exemple, il faut acheter Microsoft Windows ou Mac OS pour pouvoir utiliser Microsoft Word.

En conclusion

La conclusion est simple: remplacer Word et Excel par OpenOffice comme le préconise le Référentiel Général d'Interopérabilité (règles 25, 26 et 27 page 30). Et envoyer plutôt des documents au format texte, HTML, PDF ou PostScript.

Auteur originel: Samuel Tardieu (22 oct 2001, révision du 1er fév 2005), modifié par Thierry-R Salomon le 22 fév 2007.

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